Nouvelle réglementation URD : quelle solution pour se mettre en conformité ?

Dans le monde de la communication financière, nous entendons de plus en plus parler de la nouvelle réglementation autour de l’URD ou nouveau Document d’Enregistrement Universel. Cet outil obligatoire pour toute entreprise cotée a vu son format évoluer depuis 2021. Qu’en est-il vraiment de ce document et de ses obligations aujourd’hui ?

Qu’est ce qu’un URD?

Le contenu de l’URD

L’URD ou document d’enregistrement universel est un outil financier destiné aux actionnaires, aux investisseurs et aux analystes financiers. Celui-ci doit être publié chaque année et déposé à l’Autorité des Marchés Financiers par les entreprises cotées sur un marché réglementé.

Composé de plus de 400 pages en moyenne, il contient notamment :

La composition de la gouvernance
Les rapports financiers et extra-financiers
La trésorerie
Les capitaux
Les prévisions
Les propriétés immobilières et équipements
De nouvelles réglementations : la taxonomie verte et l’ESEF
La Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF) : politique RSE, impact des critères Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance en interne et en externe.
…

Une nouvelle norme depuis 2021 : l’ESEF

L’objectif de la réglementation ESEF ("European Single Electronic Format") est de faciliter la comparabilité et la transparence des rapports financiers à l’échelle européenne. Pour cela, l’Europe impose une harmonisation des standards de fichiers à fournir.
Dès 2022, les URD doivent adopter le format iXBRL, c'est-à-dire une version HTML unique enrichie de balises XBRL. Le niveau de balisage et les données concernées vont augmenter progressivement jusqu’en 2023.

Ce nouveau format iXBRL met fin à l’obligation de déposer deux versions du même rapport et oblige également à laisser de côté le format PDF standard encore beaucoup utilisé.

Ses principaux avantages sont l’amélioration de l’augmentation de la visibilité des données XBRL, qui sont conçues pour être lues par des machines, et non par des êtres humains.

A quoi correspondent ces nouveaux formats demandés ?

Le nouveau format demandé par l’AMF concilie l’accessibilité numérique de la version HTML au balisage normé du fichier XBRL.

Le fichier HTML

Permet de retranscrire le contenu du document sous forme de page web et de garantir l’accessibilité des contenus à tous. Dans cette volonté de transparence, et parce qu’il s’agit de sociétés concernées par la loi d’accessibilité numérique, il est indispensable que la version HTML soit accessible au sens légal du terme pour les personnes en situation de handicap. Par ailleurs, dans le cas d’intégrations de tableaux Excel ou de références à des pdfs, ces documents doivent également avoir été conçus de manière accessible.

XBRL ou Extensible Business Reporting Language

Les balises XBRL sont des informations normées intelligibles par les robots qui permettent d’identifier les données financières.

Le balisage ne concerne pas l’ensemble du document et l’obligation de baliser s’applique en 2 temps.

Étape 1 en 2021 : l’obligation de balisage concerne uniquement les quatre états primaires des comptes consolidés en IFRS :

compte de résultat,
bilan,
tableau de variations des capitaux propres,
tableau de flux de trésorerie,

y compris les informations comparatives au titre de l’exercice 2020.

Étape 2 en 2023 : ajout de balises globales sur les notes annexes aux états financiers au titre des exercices ouverts à compter du 1er janvier 2022.

Il n’y aura pas d’ajout de balises en 2022 afin de laisser le temps de mettre en place cette nouvelle norme.

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Les URD : comment rendre intelligibles des documents complexes ?

La rédaction des URD est chronophage et requiert un travail régulier de contribution et de vérification. Il est donc important de proposer des solutions efficaces pour digitaliser ces documents et les restituer conformes aux obligations légales.

L’objectif est de proposer une alternative au PDF classique incluant une navigation claire et simple. Ce document, destiné aux partenaires de la société, doit permettre de trouver toute information financière pertinente de façon efficace.

Certaines fonctionnalités sont indispensables pour s’assurer de la bonne navigation à l’intérieur du document et de la transparence des informations : un sommaire, une navigation par timeline, une zone de recherche, des options de confort d’accessibilité, une navigation possible au clavier, des signets…

Il est important de garder à l’esprit ce principe d’équité et de transparence. S’assurer de l’accessibilité de l’URD c’est prendre en compte l’interface mais aussi le contenu.

Bon à savoir

L’accessibilité des rapports qu’ils soient annuels, RSE ou financiers est un avantage non négligeable.

Quelle solution pour adapter vos URD à cette nouvelle législation ?

Rappelons qu’il est indispensable de répondre à 2 critères : un html accessible à tous et des balises financières normées intégrées.

A ce jour, seul PubliSpeak permet de délivrer un format HTML, depuis le PDF d’origine, conforme au référentiel d’accessibilité numérique.

Le balisage XBRL peut quant à lui être également intégré par nos services avec le soutien de cabinets spécialisés. Nous pouvons travailler avec vos partenaires en place pour élaborer le fichier iXBRL conforme aux conditions de l’AMF.

Nous pouvons également vous accompagner sur la mise en accessibilité plus globale de vos outils financiers avec des déploiements de fichiers et tableaux de restitution sur-mesure.

Bon à savoir

À l’heure où la digitalisation des contenus bat son plein, l’accessibilité des publications est l’un des principaux défis des entreprises. En effet, des publications numériques optimisées doivent également être accessibles. Cela prend en compte les aspects ergonomiques, de design ou d’interactivité mais pas seulement.