Nous concevons au quotidien des PDF. Ce format si pratique est devenu le support le plus utilisé dans les échanges numériques. Or sans le savoir, la plupart des éditeurs créent des barrières dans l’accès aux contenus.
L’un des défis posés par ce format image c’est de pouvoir restituer de façon intelligible et sonore un contenu qui a bien souvent été pensé uniquement pour une lecture visuelle.
Vous préparez votre budget communication 2019 et vous hésitez :
- Interface interactive et responsive ?
- Site web sur-mesure ?
Vous avez envie d’investir pour le Rapport Annuel qui est la vitrine de la marque mais pour les autres documents PDF, qu’en est-il ?
Voici ci-dessous la liste des avantages à transformer un simple PDF en PDF e-accessible.
Définition de ce qu'est un PDF Accessible ?
Pour rappel, l’accessibilité selon le W3C et les standards internationaux WCAG 2.1, consiste à donner l’accès aux contenus et interfaces web à tous.
De nos jours, le PDF est souvent envoyé, réceptionné et lu via nos ordinateurs. Il est de moins en moins imprimé même s’il reste le format le plus utilisé en entreprise.
Un PDF est un document que de nombreuses structures utilisent pour échanger de l'information. En termes de communication, ce PDF résulte d’un travail de l’agence de création qui a élaboré tout un concept graphique sous In Design / Quark Xpress.
Malheureusement, il n’est pas lu par les lecteurs d’écran ni par les synthèses vocales.
Ce qui veut dire qu’une personne non-voyante ou mal-voyante équipée de ce matériel pour naviguer, ne pourra pas être en mesure d’accéder au contenu.
Sans traitement, le lecteur d’écran ne peut pas décrypter le contenu du PDF.
Adobe et l'accessibilité PDF
L’éditeur du format PDF, Adobe, a créé des outils permettant de rendre ce format accessible.
Comment créer un PDF accessible ?
La création à la source d’un document PDF accessible est beaucoup plus rapide que le balisage à posteriori dans Acrobat.
Cette approche permet d’éviter la plupart des manipulations qui étaient précédemment effectuées dans Adobe Acrobat Pro. Elle permet des gains significatifs de temps passé dessus. Ces gains peuvent, dans certains cas, aller jusqu’à 80 % par rapport à la réalisation du balisage a posteriori dans Acrobat.
Reprendre totalement un document PDF à partir d’Acrobat Pro peut demander un temps considérable. L’utilisation de la création à la source est la meilleure méthode pour faciliter la standardisation des documents PDF accessibles.
L'intégration dans la chaîne de production doit prendre en compte que les informations présentes dans un document soient accessibles à tous et les bonnes pratiques doivent être respectées dans :
- La rédaction des contenus,
- La conception graphique du document,
- La construction du document dans Adobe InDesign ou Word,
- La finalisation du document avec Adobe Acrobat Pro.
Quels sont les critères à respecter absolument ?
- Utiliser des fonctions d’accessibilité dans les logiciels d’édition (alternatives textuelles, niveaux de titres, tableaux, …) en amont du PDF,
- Forcer l’ordre de lecture du document pour le codage XML du PDF,
- Intégrer les balises XML du contenu du PDF.
Sur une page type, nous allons intégrer :
- la balise H1 pour le titre,
- la balise H2 pour le sous-titre,
- la balise H3 pour le titre de troisième niveau,
- la balise <p> pour les textes,
- la balise alt pour les images et tableaux,
- la balise <figure> pour les graphiques, ....
En utilisant l’intégration de balises XML afin de hiérarchiser l’information, le lecteur d’écran lit le document de façon structurée et compréhensible.
Les points à ne pas oublier pour une bonne lecture audio du fichier PDF :
- Le sens de lecture,
- La langue,
- L'affichage de la page en mode “page seule”,
- La clarté des folios.
L’apparence du document n’aura pas changée même si en arrière plan, tout un travail aura été fait en se basant sur les normes d’accessibilité ISO 14289-1.
Ce travail aura permis au document d'être restitué par le lecteur vocal, comme le langage HTML.
5 raisons de rendre votre PDF accessible
1. Augmentez l'audience sur vos PDF
En passant d’un PDF simple à un PDF e-accessible, vous permettez à vos collaborateurs, actionnaires, investisseurs et autres parties prenantes en situation de handicap, d’accéder à l’information comme n’importe quel autre utilisateur.
Votre entreprise gagne automatique des lecteurs en plus. Cette démarche engage également la confiance et le capital sympathie de votre structure car ces derniers se sentent pris en compte et intégrés.
Résultat : vous optimisez largement l’investissement fait en amont lors de la réalisation de ce document par l’augmentation de votre public cible.
2. Une démarche globale Responsabilité Sociale de l’Entreprise
Cette action s’inscrit dans une démarche globale inclusive dans la stratégie RSE de votre structure. L’augmentation de votre audience s’appuie sur votre engagement sociétal qui se traduit par des actions auprès du grand public et de vos parties prenantes.
Ce n’est plus seulement un simple “label”. Ces enjeux sociaux et éthiques deviennent une priorité par le biais de ces actions. L’entreprise devient elle-même porteuse et actrice de son message.
D’autant plus que travailler sur l’accessibilité de vos documents renforce la logique qualité issue de la norme AFNOR 26 000, encadrant cette démarche sociale et environnementale de l’entreprise.
3. Obtenez un meilleur référencement naturel (SEO)
Pour que votre document PDF remonte naturellement sur l’indexation de Google, il faudra s’attacher à travailler ces 3 axes :
- L’accessibilité de votre publication,
- Le contenu SEO avec des mots-clés,
- Une navigation claire.
Un aubaine donc pour notre stratégie inclusive et e-accessible !
Google aime lorsque tout est structuré et précisé. Plus le contenu sera fourni et pertinent, meilleur sera votre référencement naturel.
4. Misez sur la conformité à la législation en matière de handicap
La loi française sur la République Numérique de 2016 s’inscrit dans la ligne de la Directive Européenne de l'Accessibilité numérique.
Elle poursuit le travail qui avait déjà été lancé à l’occasion de la sortie de la loi française de 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.
Cette loi de 2016 élargit l’obligation légale de mise en accessibilité web aux organismes publics et affiliés, ainsi qu’aux entreprises qui ont un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 250 000 d'euros.
L’article 44 du projet de loi Avenir Professionnel transpose la Directive européenne en augmentant les pénalités de 5000 euros à 25000 euros et, en introduisant la notion de charge disproportionnée.
5. Valoriser votre notation extra financière
Les entreprises côtés en bourse sont évaluées par des agences de notations extra-financière. Elles ont la responsabilité de délivrer une appréciation sur la qualité des engagements Environnementaux, Sociétaux et Gouvernementaux.
Leur méthode de notation financière s’appuie sur différents critères. L’un des fondamentaux dans l’analyse est justement la communication à destination des parties prenantes qui doit être transparente et accessible.
De plus en plus de fonds institutionnels favorisent les investissements dans les entreprises qui possèdent le meilleur “scoring” ESG dans leur catégorie.
Passez au PDF e-accessible
Soyez Smart, le PDF est le document le plus échangé entre vos collaborateurs.
Pour vos futurs bilans financiers, Document de Référence, Lettre aux Actionnaires, Livret de l’Actionnaire, passez au PDF accessible.
Mise à jour : découvrez les nouvelles technologies et notamment l'Intelligence Artificielle au service du handicap.
